Det er vigtigt at overveje de praktiske detaljer for din konference grundigt, før du går i gang med selve planlægningen. Selvom der findes mange forskellige typer konferencer, er der alligevel nogle fælles overvejelser, som gør sig gældende for konferencer, uanset formålet. De vigtigste elementer at have i tankerne når planlægningen går i gang er valg af lokale, deltagere og konferencens formål. Det vigtigste er, at gæsterne husker den. En god ide er goodiebags med ting i form af reklamegaver og andet, men naturligvis mest for indholdet og det faglige.
Find de rette konferencelokaler
For at gøre din konference til en succesfuld oplevelse, er det vigtigt at finde de helt rigtige konferencelokaler, med den helt rigtige beliggenhed. Skal din konference holdes tæt på deltagernes bopæl? Skal det afholdes tæt på deltagernes arbejdsplads? Eller skal konferencen afholdes et sted tæt på naturskønne omgivelser, for at give deltagerne en følelse af fred og ro, og en mulighed for at nyde de skønne omgivelser i pauserne?
I Danmark er der rig mulighed for at finde lige præcis dét konferencelokale, der passer til dine behov. Da Danmark er et lille land, er det ikke en lang køretur fra byens travle miljø til landets rolige, naturskønne områder. Så uanset hvad du efterlyser til lige præcis din konference, er der rig mulighed for at finde det rette lokale. Udover beliggenheden, er det også vigtigt at overveje, hvilke faciliteter dit lokale skal kunne tilbyde. Skal det være moderne lokaler med det nyeste it-udstyr og lyse luksusmøbler, eller foretrækker du charmerende, lidt ældre lokaler, med et mere personligt præg?
Formålet med konferencen
I forlængelse af overvejelserne omkring hvilke lokaler der er ideelle for din konference, er det også vigtigt at planlægge hvem der skal deltage i konferencen, samt hvad formålet med konferencen er. Hvis det skal være en stor konference med mange deltagere, er dette også vigtigt at have med i overvejelserne omkring lokalet, da der skal være plads til alle deltagere. Hvis der er tale om en mindre konference, er små og intime lokaler at foretrække. Når du skal planlægge hvem der skal deltage i konferencen, skal du tænke over, hvad deltagernes udbytte af konferencen skal være. Inden du inviterer deltagere skal du overveje, om konferencen vil have relevans for deltagerne. I den forbindelse skal du også tænke på konferencens faglige indhold. Hvilket fagligt indhold skal der være i din konference? Hvilket fagligt indhold vil være særligt relevant for deltagerne, så de får mest muligt udbytte af at deltage i konferencen?
Hvis du har styr på disse praktiske detaljer omkring din konference, er du allerede godt på vej til at planlægge en succesfuld konference.
